Comment bien gérer le classement de ses archives ?

Comment bien gérer le classement de ses archives ?

Publié le 08-08-2019
Vie Quotidienne #Entretien #Conseils

On le sait tous, toute entreprise doit avoir des archives. Mais pourquoi ? Comment les classer ? Et comment les détruire ? Voici nos petits conseils du mois.

Comprendre ses archives

Les archives sont très utiles, même si elles peuvent prendre beaucoup de place. Il faut dire que c’est une accumulation de documents conservés depuis de nombreuses années. Elles ont pour but de prouver des droits et/ou témoigner de certaines activités. C’est pour cela qu’il ne faut pas les négliger. Tous les documents d’archives sont uniques et répondent chacun à des règles de conservation différentes. Certaines archives se conservent 5 ans, d’autres 10 ans ou à vie.

Classer ses archives

Avec un bon classement, les archives deviendront un jeu d’enfant. En premier lieu, il faut bien identifier et authentifier chacun des documents. Ainsi, vous pourrez déterminer les conditions de conservation. Notre petit conseil est de ranger les documents par « identité » dans un carton d’archives, de nommer le carton et de mettre la date de fin de conservation.

Stocker ses archives

On a tous dans nos entreprises une pièce, plus ou moins grande, où il y a pleins de cartons, plus ou moins rangés… Il existe différents types de rangement : armoire, bac de stockage… De notre côté, quand l’espace le permet, nous préférons utiliser des armoires de stockage. Notre chouchou : le système de rayonnage ! Vous pouvez aussi écrire simplement sur les armoires, par le biais d’étiquettes, la nomination de chaque carton d’archives. Un peu comme dans une bibliothèque finalement !

Et enfin, détruire ses archives

Une fois la fin de conservation, vous pouvez faire appel à ASR Nettoyage pour l’évacuation et la destruction. Nous nous occupons de tout ! Nous intervenons vite et vous assurons discrétion et sécurité. Nous établissons également un justificatif de pesée et de destruction au nom de votre société.

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